戸田院長（仮名）が気づいたのは、退職の申し出がきっかけでした。
辞めると言ってきたのは、受付のスタッフです。理由を聞くと、返ってきたのは意外な言葉でした。
「レジが合わないと、帰れないんです」
歯科衛生士も歯科助手も、診療が終われば退勤します。受付だけが残って、数え直しをしている。その日もそうでした。
金額としては、わずかな差でした。それでも合うまで探します。残業代も発生します。
戸田院長は、現金を扱うこと自体に費用が発生していると、そのとき初めて認識しました。
手数料の話しか見ていなかったのです。
この記事でわかること
- 現金管理に伴う7つの見えにくい費用
- 機械で代替できるものと、できないもの
- 見直しを進めるときの順番
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コスト1・2：レジ締めと、会計の回転
最初の2つは、日々の業務に直結します。
1. レジ締め
現金を扱う限り、一日の終わりに数える作業が発生します。金額が合わなければ、原因を探すことになります。
わずかな差額のために時間を使い、残業代が発生する。しかも、残るのは受付だけという不公平も生まれます。
2. 会計の回転
小銭を探している時間が積み重なります。一人あたりでは数十秒でも、一日分となれば無視できません。
会計待ちの列は、診療の押しにもつながります。待ち時間を短くしたいと考えている医院ほど、ここは見過ごせない部分です。
| 項目 | 現金 | キャッシュレス |
|---|---|---|
| 一日の締め作業 | 数える・合わせる | 記録で完結 |
| 差額が出たとき | 原因を探す | 発生しない |
| 会計1件あたり | 小銭のやり取りあり | 短時間 |
| 残る人 | 受付のみ | 偏りが出にくい |
コスト3・4：両替と、銀行への入出金
次の2つは、院外に出る手間です。
3. 両替
釣り銭を用意するために、金融機関へ行く必要があります。近年は両替そのものに手数料がかかる場合もあります。
4. 入出金
レジに溜まった売上金を、そのままにはしておけません。預け入れに行く手間が発生します。
これが地方の医院では、往復の時間が大きな負担になります。昼休みに院長ご自身が行っているというケースも珍しくありません。
キャッシュレスであれば、売上金は指定の口座へ入金されます。人が運ぶ必要がありません。
この3番と4番は、後述する機械では代替できない部分です。
コスト5：防犯
5つ目は、扱いに注意が必要な論点です。
現金が院内にある以上、管理のリスクは発生します。
ここで大事なのは、特定の誰かを疑う話にしないことです。人を疑うのではなく、疑う必要が生じない設計にするという考え方をしてください。
対策として防犯カメラを設置する医院もあります。患者様とのやり取りの記録という別の目的があるなら有効ですが、現金管理だけのために費用をかけるのは、本来は避けたい支出です。
院内に現金を置かない設計にできれば、この論点自体が消えます。
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コスト6・7：衛生面と、心理的負担
残る2つは、数字にしにくい部分です。
6. 衛生面
医院は感染対策に力を入れている場所です。その一方で、不特定多数が触れた現金を素手で扱っています。
トレーを介して受け渡す運用をしている医院もありますが、紙幣や硬貨に触れること自体は変わりません。
掲げている方針と、実際の運用が食い違っていないか。この観点で見直す余地はあります。
7. 心理的負担
高額の会計では、数え間違いが許されないという緊張が生まれます。ダブルチェックをすれば、もう一人の手が必要になります。
売上金を持って移動することへの不安もあります。
こうした負担は勤務時間には現れませんが、確実に消耗を生みます。
自動精算機で、どこまで代替できるか
ここで、よく挙がる選択肢に触れます。
自動精算機を導入すれば、現金のままでも一部は解決します。
| コスト | 自動精算機 | キャッシュレス |
|---|---|---|
| 1. レジ締め | 代替できる | 代替できる |
| 2. 会計の回転 | 代替できる | 代替できる |
| 3. 両替 | 残る | なくなる |
| 4. 入出金 | 残る | なくなる |
| 5. 防犯 | 一部残る | ほぼなくなる |
| 6. 衛生面 | 患者様側は改善 | なくなる |
| 7. 心理的負担 | 軽くなる | 軽くなる |
自動精算機では、機械の中に現金が溜まります。つまり、両替と入出金は人が行うことになります。
どちらを選ぶかは、患者数、立地（金融機関までの距離）、受付の人員体制によって変わります。両方を組み合わせている医院もあります。
見直しを進める順番
最後に、実務的な進め方です。
- 現状を数える：レジ締めにかかる時間、両替と入金の回数、差額が出た件数を1か月分記録する
- 金額に直す：かかっている時間を、人件費の時給換算で概算する
- 比較する：導入した場合の手数料と、削減できる手間を並べる
- 受付と話す：導入時に反対が出ることがありますが、締め作業の負担が変わる点を説明する
- 段階的に始める：一部の支払い方法から導入し、運用に慣れてから広げる
1番目を飛ばさないでください。数えていないものは、比較できません。
よくある失敗・つまずき
失敗1：手数料だけを見て判断する
削減できる手間を計算に入れなければ、導入は費用の増加にしか見えません。両方を並べてください。
失敗2：レジの差額を、担当者の責任にする
原因を探す文化が、残業と萎縮を生みます。仕組みの問題として扱ってください。
失敗3：現金の取り扱いを一度に廃止する
現金を希望される患者様もいらっしゃいます。選択肢を残したうえで、比率を移していく形が現実的です。
よくあるご質問
Q. 受付が導入に反対しています。
A. 支払い方法が増えることへの懸念が多い傾向にあります。締め作業がどう変わるかを具体的に説明してください。
Q. 導入のコストはどれくらいですか。
A. 端末費用と手数料は、契約条件によって異なります。複数社の条件を比較し、自院の取扱金額で試算してください。
Q. 両替手数料は経費として大きいのでしょうか。
A. 金額そのものより、行き来にかかる時間のほうが負担になっている場合が多くあります。回数を記録してみてください。
Q. 現金を完全になくすことはできますか。
A. 患者様の選択を狭めることになるため、推奨しにくい面があります。まずは比率を下げることを目標にしてください。
まとめ:数えていないものは、比較できない
- レジ締めと会計の回転は、日々の時間を確実に奪っている
- 両替と入出金は、院外に出る手間として残り続ける
- 防犯は、人を疑うのではなく設計で解く
- 衛生面は、掲げている方針との整合性の問題
- 心理的負担は、勤務時間に現れないが消耗を生む
- 自動精算機では、両替と入出金は代替できない
- 今日からやる1アクション：今月のレジ締めにかかった時間を、1週間分だけ記録してみる
戸田院長の医院では、受付の閉院後の作業が短くなりました。
退職を申し出たスタッフは、いまも勤務を続けています。
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