鶴岡院長（仮名）は、労務に関しては気をつけているつもりでした。
残業には割増をつけて支払い、タイムカードも導入しています。スタッフから不満が出たこともありません。
ところが、社会保険労務士に医院の書類を見てもらったとき、指摘を受けました。時間外労働に関する協定の届出が、開業年の一度きりで止まっていたのです。
「払っているのに、何か問題があるのですか」
鶴岡院長は、そう聞き返しました。返ってきた説明で分かったのは、割増を払うことと、残業をさせられる状態をつくることは別の手続きだということでした。
いまは毎年、更新の時期を決めてカレンダーに入れています。
この記事でわかること
- 労使協定とは何を取り交わす書面なのか
- 36協定と賃金控除の協定で押さえる点
- 労働者代表の正しい選び方
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労使協定とは、院内のルールを書面にしたものです
労使協定は、働く側と雇う側が取り交わす書面です。
院内で運用しているルールのうち、法律上、書面での取り決めが求められるものを明文化したもの、と考えると分かりやすくなります。
必要になるのは、院長の署名と、従業員代表の署名です。
歯科医院で関係してくる代表的なものを挙げます。
| 協定 | 関係する場面 | 届出 |
|---|---|---|
| 時間外労働・休日労働に関する協定（36協定） | 残業・休日出勤をさせるとき | 必要 |
| 賃金控除に関する協定 | 給与から税・社会保険料以外を引くとき | 不要 |
| 育児・介護休業に関する協定 | 一定の対象者を除外するとき | 不要 |
| 年次有給休暇の計画的付与に関する協定 | 医院が有給の日を指定するとき | 不要 |
| 時間単位の年次有給休暇に関する協定 | 1時間単位で有給を取れるようにするとき | 不要 |
このうち、本記事では前半の2つを扱います。
36協定は「割増を払うこと」とは別の手続き
まず押さえたいのが、時間外労働・休日労働に関する協定です。
法律では、原則として1日8時間・週40時間を超えて働かせてはならないという規定があります。
一方で、診療がその時間内にきれいに収まる医院は多くありません。残業が発生すること自体は、現実的には避けにくいものです。
ここで多くの先生が誤解されるのが、次の点です。
割増賃金（1.25倍など）を支払うことと、法定の時間を超えて働かせられる状態にすることは、別の話です。
支払いは支払いとして必要ですが、それとは別に、書面での取り決めと届出が求められる、という構造になっています。
36協定で記載する内容と、更新の落とし穴
協定に記載するのは、おおむね次のような内容です。
- 対象となる職種
- 時間外労働をさせる必要がある理由
- 休日労働をさせる必要がある理由
- 1日・1か月・1年あたりの上限時間
そして、最も見落とされやすいのが有効期限です。
原則として有効期限は1年間で、自動更新されません。毎年、届出が必要になります。
よくあるのが、開業時に専門家へ依頼して就業規則を作り、そのときに一度提出したきり、という状態です。鶴岡院長の医院もこのパターンでした。
対策はシンプルです。
- 有効期限の1か月前を、カレンダーやタスク管理に登録する
- 届出の控えを、ファイルの決まった場所に保管する
- 顧問の社会保険労務士がいる場合は、更新時期の連絡を依頼しておく
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給与から引けるものには、決まりがあります
もう一つが、賃金控除に関する協定です。
給与は、全額を直接本人に支払うのが原則とされています。
そのうえで、給与から差し引いてよいものとして、税金（所得税・住民税）と社会保険料（雇用保険・健康保険・厚生年金）が挙げられます。
では、それ以外に引いているものはないでしょうか。歯科医院でありがちな例です。
- セミナーや研修の受講料の一部負担
- 医院が借り上げた社宅の家賃の一部
- 制服やシューズなどの実費
- 親睦会費、積立金
これらを給与から控除する場合、労使協定を結んでおく必要があるとされています。
こちらは届出は不要で、控除する内容が確定していれば一度作成すれば足りる、という扱いです。
労働者代表は、院長が指名してはいけません
見落とされやすいのが、署名する側の選び方です。
院長が特定の人を指名する形は認められていません。
正しくは、常勤・非常勤を問わず、スタッフの中から民主的な方法で選ぶ必要があります。
現実的な進め方の一例です。
- 労働者代表を選ぶ必要があることを、全員に説明する
- 立候補を募る
- 立候補がいれば、過半数の賛同を得る（ミーティングで挙手など）
- 立候補がいなければ、推薦や投票で決める
「この人なら署名してくれるだろう」という理由で個別に頼むのは、避けてください。手続きとして成立しなくなる可能性があります。
書類がそろっているか、年に一度点検する
最後に、運用の話です。
労務の書類は、一度そろえると安心してしまいがちです。ところが実際には、法改正や医院の体制変更で内容が合わなくなります。
年に一度、次の点検をおすすめします。
- 36協定の有効期限は切れていないか
- 記載している上限時間と、実際の勤務実態は合っているか
- 控除している項目が増えていないか
- 労働者代表は、現在も在籍しているか
- 直近の法改正に対応した内容になっているか
点検の時期は、就業規則の見直しや年度替わりに合わせると忘れにくくなります。
よくある失敗・つまずき
失敗1：開業時に出したきり、更新していない
最も多いパターンです。有効期限を管理する仕組みを先に作ってください。
失敗2：控除する項目が、いつの間にか増えている
親睦会費や積立金など、後から始まったものが協定に入っていないケースがあります。給与明細の控除欄と協定の内容を突き合わせてみてください。
失敗3：労働者代表を院長が決めてしまう
手続きとして問題になる可能性があります。選出の過程を記録に残しておくことも大切です。
よくあるご質問
Q. 残業がほとんどない医院でも必要ですか。
A. 少しでも法定の時間を超える可能性があるなら、備えておくのが安全です。判断に迷う場合は社会保険労務士にご確認ください。
Q. パートやアルバイトも対象になりますか。
A. 雇用形態にかかわらず、労働者として関わってきます。詳細は個別の契約内容によるため、専門家にご確認ください。
Q. 労働者代表が退職したらどうなりますか。
A. 次回の協定を締結する際に、改めて選出することになります。在籍中の協定の扱いについては専門家にご確認ください。
Q. 自分で作成してもよいのですか。
A. 様式は公開されていますが、記載内容が実態と合っていないと意味がありません。少なくとも初回は専門家に確認することをおすすめします。
まとめ:払っているかではなく、結んでいるか
- 労使協定は、院内のルールを書面にして双方が署名するもの
- 割増賃金の支払いと、36協定の締結・届出は別の手続き
- 36協定は有効期限が原則1年。自動更新されない
- 給与から税・社会保険料以外を引くなら、賃金控除の協定が要る
- 労働者代表は院長が指名せず、民主的な方法で選ぶ
- 年に一度、書類と実態が合っているかを点検する
- 今日からやる1アクション：直近の36協定の控えを探し、有効期限を確認する
鶴岡院長の医院では、更新の時期を毎年同じ月に固定しました。
あわせて給与明細の控除欄も見直したところ、協定に入っていない項目が一つ見つかったそうです。
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※「話を聞くだけ」「今の状況を診てほしい」だけでも大丈夫です。
