ルールを共有してから、笹倉院長（仮名）の医院では発言が出るようになりました。
ただし、発言するのはいつも同じ2人です。
その2人は勤続10年を超えるベテランでした。意見は的確です。ただ、その2人が話し終えると、場の空気が決まってしまいます。
若手は、うなずくだけです。
あるとき、順番を変えてみました。入職1年目の歯科助手から、席順に聞いていく形にしたのです。
最初は「特にありません」でした。そこで、テーマを伝えたあとに3分の考える時間を取るようにしました。
翌月、その歯科助手が言いました。
「予約の説明で、患者様が毎回同じところを聞き返されます」
ベテランが気づいていない課題でした。
この記事でわかること
- 意見を引き出す会議の進行手順
- 新人から順に発言してもらう理由
- 診療時間から会議の時間を捻出する方法
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開始時に3つを説明する
会議を始めるとき、院長が最初に伝えるべきことは3つです。
- 今日決めたいテーマは何か
- 何のためにそれを話し合うのか
- 終了時にどうなっていればよいか
3つ目が抜けている会議が多いと言われます。着地点が示されていないと、参加者は何を話せばよいのか判断できません。
たとえば「予約枠の見直し」というテーマであれば、終了時に何が決まっていればよいのかまで示します。案を1つに絞るのか、選択肢を3つに整理するのかで、話し方は変わります。
意見を求める前に、考える時間を取る
最も効果が大きいのが、この一手間です。
テーマを説明したあと、その場で3〜5分の考える時間を設けます。
いきなり指名されても、頭の中は整理されていません。結果として、次のどちらかになります。
- 何も出てこない
- 周囲に配慮した、本心とは違う意見が出る
| 進め方 | 出てくる意見 |
|---|---|
| すぐに指名する | 場当たり的、または当たり障りのない内容 |
| 数分考える時間を取る | 自分の経験に基づいた具体的な内容 |
それでも意見が出にくい場合は、1週間前に書き込み式の資料を配る方法があります。
考えを文字にしてから参加してもらうと、発言の質が変わります。書いてきたものを読むだけでもよい、と伝えておくとさらに参加しやすくなります。
席順で、新人から順に聞く
考える時間のあと、発言する人が偏らない仕組みを使います。
席の順番に沿って、時計回り、あるいは反時計回りに一人ずつ意見を求めていきます。
このとき、起点をどこに置くかが重要です。職位が下の方や、経験年数が短い方から始めてください。
理由は明確です。
ベテランが先に発言すると、その内容を覆す意見が出しにくくなります。ルールを共有していても、この力学は働きます。
| 発言の順番 | 起きること |
|---|---|
| ベテランから | 後の人が同調しやすく、新しい視点が出ない |
| 新人から | 経験の浅い視点が残り、議論が広がる |
新人の意見には、慣れていないからこそ見える課題が含まれていることがあります。
進行中に心がけたいのは、次のような点です。
- 相手のペースに合わせて聞く
- まず肯定的に受け止める
- 全員に平等に問いかける
- うなずきや相槌で反応を返す
- 異なる意見が出ることを歓迎する
反対意見は「どうすればできるか」に転換する
院長として、ある方向で合意を得たいテーマもあります。
そこで反対意見や「できない理由」が出たとき、否定して押し切ると、次回から意見が出なくなります。
有効なのは、一度受け止めたうえで問い直す方法です。
「では、どうすればそれができるようになるか」
この問いを、再び順番に聞いていきます。ここでも、数分の考える時間を取ってください。
できない理由を出した人が、解決策を考える側に回ります。この転換を繰り返すことで、主体的に考える習慣が育っていくと言われます。
朝礼を会議代わりにしない
最後に、会議の時間についてです。
朝礼をミーティングの代わりにしている医院がありますが、この形では決まりません。
時間が足りず、「いつ・誰が・どこで・いつまでに・どうやって」まで詰められないためです。結果として、決めたつもりのことが実行されません。
最低でも月1回、1時間は全員がそろう場を確保してください。
| 時間の作り方 | 注意点 |
|---|---|
| 昼休憩を削る | 休憩が取れず、不満につながる |
| 診療後に行う | 帰宅が遅くなり、離職の一因になり得る |
| 休日に集める | 動機づけがない限り、負担が大きい |
| 診療時間を調整する | 午前を30分早く終え、午後を30分遅く始める |
現実的なのは、最後の方法です。午前の診療終了を30分繰り上げ、午後の開始を30分繰り下げれば1時間が生まれます。
もともと昼の休憩時間が長い医院であれば、その範囲で調整できる場合もあります。ただし、昼に帰宅される方や予定のある方もいるため、開催日は1か月前を目安に告知してください。
そして、時間内に終えることです。時間を守らない会議は、約束を守らない場として受け取られます。参加率にも影響します。
よくあるご質問
Q. 会議の時間は何分が適切ですか?
A. 1時間程度を上限に設定している医院が多いようです。長くするより、頻度を保つほうが効果的と言われます。
Q. 会議中の時間は労働時間になりますか?
A. 参加が業務として求められる場合、労働時間として扱う必要があります。開催時間の設定とあわせてご確認ください。
Q. 全員がそろわない場合はどうしますか?
A. 議事録を共有し、欠席者が意見を出せる方法を用意してください。決定事項の伝達だけで終わらせないことが大切です。
Q. 院長が進行役をすると意見が出にくくなりませんか?
A. その懸念はあります。テーマによっては、チーフに進行を任せる形も有効です。
まとめ:順番と時間の設計で、会議は変わる
- 会議の冒頭では、テーマ・目的・終了時の状態の3つを説明する
- 意見を求める前に、3〜5分の考える時間を取る
- 出にくい場合は、事前に書き込み式の資料を配る
- 席順で順番に聞き、起点は経験年数の短い方に置く
- 反対意見は「どうすればできるか」に転換して問い直す
- 朝礼で代用せず、月1回1時間を診療時間の調整で確保する
笹倉院長の医院では、午前診療を30分早く終える形に変えました。
会議は1時間で必ず終わります。あの歯科助手が指摘した予約の説明は、その月のうちに文言が見直されたそうです。
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