「学会に出たいんですが、休診にするしかなくて」
開業11年目の宮川院長（仮名）は、平日に医院を空けられない状態が続いていました。
勤務医はいます。歯科衛生士も揃っています。
それでも休めない理由を尋ねると、いくつも出てきました。難症例の判断、費用に関する説明、スタッフからの相談、材料の発注。
すべてが院長に集まっていました。
これは体制ではなく、属人化です。拡大の制約であると同時に、体調を崩したときのリスクにもなります。
宮川院長は、まず何が集まっているかを書き出すことから始めました。
この記事でわかること
- 属人化している業務の洗い出し方
- 任せる順序
- 判断の基準を残す方法
＼ まずは相談無料。お気軽にどうぞ ／
※ご相談・お問い合わせは無料です。
無理な勧誘はしません。
※「話を聞くだけ」「今の状況を診てほしい」だけでも大丈夫です。
まず、何が集まっているかを書き出す
1週間、院長先生に持ち込まれたことをすべて記録します。
診療そのものではなく、判断を求められたことを対象にします。
- 治療方針の相談
- 費用に関する質問
- シフトや休暇の調整
- 発注や在庫の判断
- 患者様からのクレーム対応
- 業者との打ち合わせ
書き出すと、診療以外の割合の多さに気づくはずです。
3つに仕分ける
| 分類 | 内容 | 対応 |
|---|---|---|
| 院長でなければできない | 診療の最終判断、経営方針 | 残す |
| 基準があれば任せられる | 費用説明、シフト調整、発注 | 基準を作って任せる |
| そもそも不要 | 形式的な確認、慣習的な報告 | やめる |
多くは2番目に入ります。任せられないのではなく、判断の基準が院長の頭の中にしかないだけです。
基準を外に出す
任せるために必要なのは、権限の委譲より判断基準の言語化です。
1. 発注
「在庫がこの数を切ったら発注する」と決めれば、都度の確認は不要になります。
2. 費用の説明
説明してよい範囲、金額の伝え方を決めておけば、担当者が対応できます。
3. シフト調整
同じ日に休める人数の上限、優先順位のルールを決めます。
4. 患者様対応
どこまで受付で対応し、どうなったら歯科医師に引き継ぐかを決めます。
一度決めれば、以降は同じ判断が繰り返されます。
「院長不在の日」を作る
基準ができたら、実際に試します。
月に1日、院長がいない日を作る。最初は診療を減らした状態でも構いません。
その日に何が起きたか、何が判断できなかったかを後で確認します。そこが、次に基準を作るべき場所です。
一度で完成させようとせず、繰り返して穴を埋めていきます。
属人化が残す4つのリスク
- 体調を崩したときに医院が止まる
- 分院展開ができない
- スタッフが判断を経験できず、育たない
- 承継の際に引き継げない
特に4番目は、長期的に大きな問題になります。院長の頭の中にしかない基準は、引き継ぐことができません。
よくあるご質問
Q. 任せると質が下がりませんか?
A. 最初は下がる場面もあります。ただし基準があれば、ずれた理由を確認して修正できます。何も任せない状態では、育ちません。
Q. 何から任せるべきですか?
A. 判断の頻度が高く、影響の小さいものからです。発注や在庫管理は着手しやすい領域です。
Q. 勤務医がいない場合はどうしますか?
A. 診療の判断は任せられませんが、それ以外の業務は分担できます。診療以外を切り離すだけでも負担は変わります。
Q. 基準を作る時間が取れません。
A. 一度にすべてを作る必要はありません。相談が来るたびに、その判断を1行書き残すところから始められます。
まとめ:任せられないのではなく、基準がないだけ
- 1週間、持ち込まれた判断をすべて書き出す
- 「院長でなければ」「基準があれば任せられる」「不要」に仕分ける
- 多くは2番目に入る。必要なのは判断基準の言語化
- 月に1日、院長不在の日を作って穴を確認する
- 属人化は、体調・拡大・育成・承継の4つにリスクを残す
宮川院長が最初に任せたのは、材料の発注でした。小さな一歩でしたが、判断が一つ医院の外に出たことに意味がありました。
＼ まずは相談無料。お気軽にどうぞ ／
※ご相談・お問い合わせは無料です。
無理な勧誘はしません。
※「話を聞くだけ」「今の状況を診てほしい」だけでも大丈夫です。
