「マニュアルはあります」
そう答えたあとで、堀内院長（仮名）は少し口ごもりました。
たしかに、開業のときに作ったバインダーが受付の棚にあります。ただ、最後に更新したのがいつなのか思い出せません。中身は、今の診療の流れと違っている部分がありました。
新人が入るたびに、教えるのはベテランの歯科衛生士です。同じ内容を、口頭で、何度も。
その方から相談を受けたのは、3人目の新人が入った月でした。
「同じ説明を何回もしています。しかも、前の子と同じように話せているか自信がありません」
教えた内容にムラが出ていました。あの子には伝えたが、この子には言い忘れた。そうした行き違いも起きていました。
堀内院長は、翌週から動画を撮り始めました。編集はしていません。スマートフォンで、器具の準備の手順を1本だけです。
この記事でわかること
- 紙のマニュアルだけでは教育が積み上がらない理由
- 動画マニュアルを1本目から始める手順
- 教育の仕組みが採用に効くという視点
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紙だけのマニュアルで起きていること
歯科医院の院内マニュアルは、紙のみという医院が大半を占めると言われます。
問題は形式ではありません。更新されないまま、現場で使われていないという状態です。
作った時点では実態に合っています。ところが、器材が変わり、動線が変わり、担当が変わる。紙は書き換えられないまま棚に残ります。
結果として、教育は口頭伝達に戻ります。
| 教え方 | 起きやすいこと |
|---|---|
| 口頭のみ | 説明する人によって内容が変わる |
| 更新されない紙 | 現場と食い違い、参照されなくなる |
| 動画＋紙 | 同じ内容を何度でも同じ精度で渡せる |
口頭伝達には、3つの負担が伴います。
- 教える内容にムラが出る
- 伝えたつもりで伝わっていない項目が残る
- 教える側が毎回同じ説明を繰り返して疲れる
歯科業界は人の入れ替わりが起きやすいと言われます。教えた3か月後に退職となれば、また同じ説明を最初から繰り返すことになります。
このとき失われているのは時間だけではありません。教育のノウハウが医院に残らないという点が、より大きな損失になります。
動画マニュアルが選ばれている理由
動画が使われるようになった背景には、いくつかの共通した課題があります。
- 言葉で伝えることの難しさ
- 紙の更新と管理にかかる手間
- 最新のルールを全員に行き渡らせたい
- 教える内容を統一したい
- 教育にかける時間を減らしたい
動画であれば、手の動きや器具の位置がそのまま伝わります。言葉で説明しづらい部分ほど、効果が出やすい領域です。
さらに、撮ってみると別の効果も出ます。自分の説明を見返すと、言い回しが分かりにくい箇所に気づきます。これまでの教え方を見直すきっかけになります。
始め方は「何でもいいから1本」
動画マニュアルというと、構えてしまう先生が多いようです。
まず押さえておきたいのは、編集をしなくても動画マニュアルと呼べるということです。
1. 撮る内容を絞る
最初の1本は、必ず新人に伝える内容から選びます。器具の準備、朝の立ち上げ、電話の受け方。何でも構いません。
院長の診療に対する考えを話すだけの動画でも十分です。
2. リストを作り込まない
先に必要な動画を洗い出そうとすると、たいてい手が止まります。3か月経っても1本も撮れていない、という状態になりがちです。
1本撮る。それから次を考える。この順番が現実的です。
3. 新人に撮ってもらう
うまく回っている例として、新人自身に撮影してもらうという方法があります。
教わる場面で、新人がスマートフォンを構えて先輩を撮る。自分の復習用であり、同時に次の新人のための素材にもなります。
教える側が構える必要がなく、心理的な負担も下がります。
| 始め方 | 進みやすさ |
|---|---|
| 必要な動画を全部リスト化してから始める | 準備が終わらず、着手が遅れる |
| 何でもよいので1本撮る | その日のうちに素材が1本残る |
| 新人に撮ってもらう | 教える側の負担がなく、自然に増える |
編集に進むのは次の段階です。手軽な編集アプリもありますし、院内で一番若いスタッフに任せるという手もあります。難しければ外注という選択もあります。
教育の仕組みは、採用にも効く
もう1つ、見落とされやすい効果があります。採用です。
求人媒体に「動画マニュアル完備」と記載する医院が少しずつ増えていると言われます。
応募される方から見れば、この一文は次のように読めます。
- 教育の仕組みが整っている
- 人によって教え方が変わらない
- 入職後に放置されなさそう
人間関係や雰囲気ももちろん重視されます。ただ、新卒や若い世代には教育制度の有無が強く響く傾向があると言われます。
新卒採用に力を入れたい医院ほど、動画マニュアルの整備は投資に見合いやすい取り組みになります。
よくあるご質問
Q. 何本くらい作れば形になりますか?
A. 本数の目安より、まず1本を撮ることを優先してください。新人が入るたびに増やしていくと、1年で相当数がたまります。
Q. 撮影する時間が取れません。
A. 教えている場面をそのまま撮る形であれば、追加の時間はほとんどかかりません。新人への説明を録画するところから始めてください。
Q. 顔が映るのを嫌がるスタッフがいます。
A. 手元だけを撮る形でも十分に機能します。撮影前に用途と保管場所を説明し、同意を得てから進めてください。
Q. 紙のマニュアルは捨ててよいですか?
A. 残してください。一覧性は紙のほうが優れています。両方を使い分ける形が実務的です。
まとめ:1本撮れば、教育は積み上がり始める
- 紙のみのマニュアルは更新されず、現場で使われなくなりやすい
- 口頭伝達では内容にムラが出て、教える側も疲弊する
- 動画は手順や手の動きを、そのままの精度で渡せる
- 撮影は編集なしでよく、まず1本撮ることを優先する
- 新人自身に撮ってもらうと、負担なく素材が増えていく
- 教育の仕組みは、新卒・若手の採用でも評価されやすい
堀内院長の医院では、半年で20本ほどの動画がたまりました。
次の新人が入ったとき、ベテランの歯科衛生士は同じ説明を繰り返さずに済みました。「見てから聞いてくれるので、話が早いです」と話していたそうです。
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