月に一度のミーティングを、笹倉院長（仮名）は苦手にしていました。
資料を配り、決まったことを伝え、最後に必ずこう言います。
「何かありますか」
返ってくるのは沈黙です。
仕方がないので、院長が決めて解散になります。ところが後日、休憩室でこんな声が聞こえてくるのです。
「あれ、無理じゃないですか」
言いたいことは、あったのです。会議の場では出てこなかっただけでした。
ある日、笹倉院長は一人のスタッフに率直に聞いてみました。なぜ会議で言ってくれないのか、と。
しばらく黙ったあと、その方はこう答えました。
「私が言うと、先輩が気を悪くするかもしれないので」
能力の問題でも、やる気の問題でもありませんでした。
この記事でわかること
- スタッフが発言をためらう本当の理由
- 会議の冒頭で共有すべき9つのルール
- 情報の持ち出しに関する注意点
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沈黙は、自己防衛から生まれている
会議で意見が出ないとき、多くの院長は「当事者意識が足りない」と感じます。
しかし、実際にスタッフが抱えているのは、次のような懸念だと言われます。
- 意見を否定されたくない
- 経営に口を出す面倒な人だと思われたくない
- 協調性がないと見られたくない
- どのような発言が望ましいのか、基準が分からない
そして最も多いのが、自分の発言によって先輩や同僚から目をつけられることへの不安です。
| 院長側の解釈 | 実際に起きていること |
|---|---|
| 関心がない | 発言の基準が分からず、判断できない |
| 考えていない | 考えているが、人間関係を優先している |
| 主体性がない | 自己防衛として発言を控えている |
職場をよくしたいという思いは、基本的にどのスタッフにもあります。
意見が出ないのは、意見がないからではありません。出せる状態になっていないだけです。
前提条件を、会議の冒頭で共有する
この状態を変える方法があります。会議のルールを、開催のたびに冒頭で伝えることです。
定例で開催しているのであれば、次回から始められます。少なくとも最初の3回程度は、毎回口頭で確認してください。
共有したい9つのルール
- 自由に発言してよい場である
まずこれを明言します。発言することが歓迎されていると伝わることが出発点になります。
- 積極的な姿勢で人の話を聞く
聞く側の態度が、話す側の心理を左右します。
- 反対意見も、検討材料として議題に乗せる
反対しても排除されないと分かると、発言のハードルが下がります。
- 反対するときは、理由と代替案を添える
これがあることで、議論が前に進みます。
- 意見に反対してもよいが、人を批判しない
一人称の感情で場の空気を悪くしないための線引きです。
- 会議で言わなかったことを、後から掘り返さない
後出しを封じると、その場で言う意味が生まれます。
- 分からないことは、簡単なことでも質問する
理解できていない人を置き去りにしない仕組みです。
- お互いを尊重する
経験年数や職種の違いを超えて話すための前提です。
- 会議の内容を、許可なく外に持ち出さない
後述しますが、これは実務上とても重要です。
情報の持ち出しは、想像以上に起きている
9つ目のルールについて、補足します。
歯科医院で働く方は、地域の中で横のつながりを持っていることが少なくありません。近隣の医院に知人がいる、家族が同業で働いているといったケースもあります。
悪意なく話してしまうことは十分に起こり得ます。
| 起きやすい経路 | 内容 |
|---|---|
| 同業の友人との会話 | 院内で検討中の取り組み |
| 取引先との雑談 | 導入を検討している機器の話 |
| 家族への相談 | スタッフ間の人間関係 |
就業規則で定めていても、日常会話の中で起きるため、規則だけでは防ぎきれません。
会議の場で毎回口にしておくことが、最も現実的な対策になります。
決めたことは、次回に確認する
ルールとあわせて決めておきたい運用が2つあります。
1. 前回決めたことの結果を確認する
会議で決めたのに、その後どうなったか分からない。この状態が続くと、発言する意味が失われます。
冒頭で前回の内容を振り返る時間を取ってください。実行されていない場合は、その理由も含めて確認します。
2. 議事録の担当を回す
記録を残すことは必要ですが、担当が固定されると負担が偏ります。
順番制にするのが基本です。ただし、記録を取ることが得意な方や、進んで担当したいという方がいる場合は、その方にお願いする形でも構いません。
よくあるご質問
Q. ルールを毎回読み上げるのは形式的すぎませんか?
A. 最初の数回は必要と言われます。定着したら、要点だけを短く確認する形に切り替えてください。
Q. 発言しない人を指名してもよいですか?
A. 順番に意見を求める形であれば問題ありません。特定の人だけを指名すると、追及されていると受け取られやすくなります。
Q. 反対意見ばかり出るようになりました。
A. 代替案を添えるルールが機能しているか確認してください。反対のみの発言が続く場合は、その場で代替案を求めてください。
Q. 少人数の医院でも会議は必要ですか?
A. 人数が少ないほど、一人の認識のずれが大きく響きます。時間は短くても、全員がそろう場を設けてください。
まとめ:意見がないのではなく、出せていない
- 会議での沈黙は、能力や当事者意識の問題ではないことが多い
- 最も多い理由は、発言によって同僚との関係が悪くなる不安である
- 自由に発言してよい場であることを、冒頭で毎回明言する
- 反対してよいが、理由と代替案を添えるというルールを置く
- 会議の内容を外に持ち出さないことは、繰り返し伝える必要がある
- 決めたことの結果を次回確認すると、発言の意味が生まれる
笹倉院長は、次の会議の冒頭で9つのルールを読み上げました。
その日は、まだ2人しか発言しませんでした。3回目の会議で、入職1年目の歯科助手が初めて手を挙げたそうです。
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