宮下院長（仮名）の医院では、夏に3日間の一斉休診日を設けています。
スタッフにも喜ばれており、長く続けてきた運用でした。この日は有給を使ってもらう形にしていました。
問題が表面化したのは、退職するスタッフから「あの休診日は有給扱いだったのですか」と聞かれたときです。
就業規則には、計画的に有給を取得してもらう旨が書いてありました。ただ、それだけでした。規則に書いてあることと、制度として有効になっていることは違うと知ったのは、このときです。
いまは毎年、対象者と日付を明記した書面を作成しています。
この記事でわかること
- 計画的付与と時間単位取得のしくみ
- 就業規則だけでは足りない理由
- 毎年の作り直しをどう回すか
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計画的付与は「医院が日を指定できる」しくみです
まず、計画的付与の考え方から整理します。
年次有給休暇のうち、年5日分は本人が自由に使える分として残す必要があるとされています。
それを超える日数については、医院が日を指定して取得してもらうことができる、というのが計画的付与です。
たとえば、有給を11日持っているスタッフがいる場合。5日は本人の自由に残し、残りの6日については医院が指定できる、という形になります。
歯科医院での使いどころは、次のような場面です。
| 場面 | 使い方 |
|---|---|
| 夏季・年末年始の一斉休診 | 休診日を計画的付与の日に充てる |
| 学会や研修で診療を止める日 | 該当日を指定する |
| 曜日を決めた交代取得 | 部門ごとに日を割り振る |
一斉に休む日がある医院ほど、活用しやすい制度と言えます。
就業規則に書くだけでは、有効になりません
ここが本題です。
計画的付与も、時間単位の取得も、就業規則に定めるだけでは足りず、労使協定の締結が必要とされています。
宮下院長の医院で起きていたのは、まさにこの状態でした。
よくあるのが、カレンダーで休診日だけ決めていて、書面を作っていないケースです。運用としては回っているため、指摘されるまで気づきません。
協定に記載する内容は、おおむね次の2つです。
- 対象となる人（全員か、一部の職種か）
- 具体的な日付（何月何日、というレベルまで）
日付まで記載するという点が、次の項目につながります。
日付を書く以上、毎年の作り直しになります
日付を明記するということは、その年限りの書面になるということです。
つまり、毎年作り直しが必要になります。届出自体は不要とされていますが、作成は毎年発生します。
運用を続けるための工夫を挙げます。
- 翌年の診療カレンダーを決める時期を、毎年固定する
- カレンダー確定と同じタイミングで協定を作成する
- 前年の書面を雛形として残しておく
- 作成した書面の保管場所を決めておく
年度の切り替わりや、年末の診療計画を立てる時期に組み込むと忘れにくくなります。
なお、予定が変わった場合については、協定を結び直すことで対応できるとされています。院長の予定は動くものなので、変更できる前提で運用してください。
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時間単位の有給は、働き方の幅を広げます
もう一つが、1時間単位での有給取得です。
有給は原則として1日単位ですが、就業規則に定めれば半日単位も可能とされています。さらに、1時間単位での取得も認められる場合があります。
こちらも、就業規則に書くだけでは足りず、労使協定が必要という点は同じです。
歯科医院で想定される使い道です。
- 午前中に予防接種や通院を済ませてから出勤する
- 子どもの送り迎えのために、少し早く退勤する
- 役所や学校行事のために、数時間だけ抜ける
丸一日休むほどではない用事に対応できるため、特に子育て中のスタッフにとって使いやすい制度です。
採用の場面で打ち出せる材料にもなります。
労働者代表の選び方は、ここでも同じです
協定を結ぶ以上、署名する労働者代表が必要になります。
ここでも、院長が特定の人を指名する形は認められていません。
常勤・非常勤を問わず、スタッフの中から民主的な方法で選ぶ必要があります。立候補を募り、過半数の賛同を得る。立候補がなければ推薦や投票で決める、という流れです。
進め方に迷う場合は、ミーティングの議題として扱い、その場で挙手を取る方法が現実的です。選出の経過を記録に残しておくこともおすすめします。
助成金が使える場合があります
新たに制度を導入する場合、国の助成金の対象になることがあります。
働き方改革の推進に関する助成金では、計画的付与や時間単位の年次有給休暇の新規導入が対象に含まれる場合があります。
ただし、次の点にご注意ください。
- 支給要件と金額は改定されるため、必ず最新の情報を確認する
- 制度によっては、特別休暇の導入など追加の要件が設けられている場合がある
- 申請の時期や手順が決まっている
助成金があるから導入する、という順番は避けたいところです。まず医院にとって必要かを判断し、その結果として使えるものがあれば活用する、と考えてください。
詳細は、所轄の労働局または社会保険労務士にご確認ください。
よくある失敗・つまずき
失敗1：カレンダーだけ決めて、書面を作っていない
最も多いパターンです。運用が回っているぶん、気づくのが遅れます。
失敗2：前年の書面をそのまま使い回す
日付が実態と合わなくなります。毎年、日付を入れ替えてください。
失敗3：本人が自由に使える分を残していない
年5日分は本人の自由に残す必要があるとされています。全日数を医院側で指定する運用は避けてください。
よくあるご質問
Q. 有給の残日数が少ないスタッフはどうなりますか。
A. 指定できる日数が足りない場合の扱いは、個別の状況によります。休業手当の要否を含めて、社会保険労務士にご確認ください。
Q. 入職して間もないスタッフも対象になりますか。
A. 有給が付与されていない時期の扱いは検討が必要です。対象者の範囲は協定で定めることになるため、専門家と相談して決めてください。
Q. 時間単位の有給は、何時間まで取れますか。
A. 上限が設けられている場合があります。最新の要件を確認したうえで、就業規則と協定に反映してください。
Q. 退職前にまとめて有給を使われるのを防げますか。
A. 計画的付与は日常的な取得を促す制度であり、取得の権利を制限するものではありません。日頃から取りやすい環境を整えることが現実的な対応になります。
まとめ:制度は「規則＋協定」で初めて動く
- 計画的付与は、年5日分を残したうえで医院が日を指定できるしくみ
- 就業規則に書くだけでは足りず、労使協定の締結が必要
- 協定には対象者と具体的な日付を記載するため、毎年の作り直しになる
- 時間単位の有給は、働き方の幅を広げ、採用の材料にもなる
- 労働者代表は院長が指名せず、民主的な方法で選ぶ
- 助成金は「あるから導入する」のではなく、必要性を先に判断する
- 今日からやる1アクション：来年の一斉休診日を決める時期を、カレンダーに書き込む
宮下院長の医院では、診療カレンダーを決める会議の最後に、協定の作成を議題として入れました。
夏の3日間は、いまも続いています。
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※「話を聞くだけ」「今の状況を診てほしい」だけでも大丈夫です。
