診療が終わったのは19時でした。
そこから郵送物に目を通し、在庫の数を数え、月の実績を電卓で拾っていく。顔を上げると23時を回っていました。
大島院長（仮名）にとって、これは特別な日ではありませんでした。ほぼ毎日、同じ時間の使い方をしていました。
医院の先を考える時間はありません。新しい技術を学ぶ時間もありません。家族と過ごす時間も、削られていました。
あるとき、私は大島院長に一つの計算をお見せしました。
1日1時間の事務作業は、年間で365時間になります。24時間で割れば、15日以上。まる半月、事務作業だけをしている計算です。
大島院長は、その数字を見て手を止めました。問題は忙しさではなく、時間の置き場所でした。
この記事でわかること
- 院長が担うべきは管理ではなく決裁である理由
- 電話と郵送物を止める仕組み
- 在庫・経費・実績を任せるときのルール設計
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1. 電話は「聞き取る項目」を決めて止める
診療中に「先生、お電話です」と声をかけられる。用件を尋ねても「分かりません」と返ってくる。
この状態では、院長が手を止めて一から聞くしかありません。二度手間が毎回発生します。
かといって全部を自分で受けていては、時間がいくらあっても足りません。
ここで多いのが、スタッフは何を確認すればよいか分かっていないだけというケースです。
電話ヒアリングシートを用意する
ある医院では、申し送り用のメモとして専用のシートを作りました。項目はシンプルです。
- どこから、誰宛てに
- どんな用件で
- すぐに繋いでほしいのか、折り返しでよいのか
チェック欄を埋めて院長に渡す運用に変えたところ、手を止める回数が大きく減りました。緊急性が高いときだけ対応すればよくなったためです。
スタッフ側にも効果がありました。尋ねる項目が明確になり、電話対応の質そのものが上がったと言われます。
業者からの営業電話は一律のルールに
「まず資料を送っていただく」「必要があればこちらから連絡する」
この形に決めておけば、毎回院長に確認する必要がなくなります。
2. 郵送物とメールは一次チェックを任せる
院長室に書類が積み上がっている。メールの未読が数百件ある。よくお見かけする光景です。
すべてを任せることは難しくても、一次チェックは任せられます。
宛先や表面の用件から、次のように分類します。
| 区分 | 内容 | 院長の対応 |
|---|---|---|
| 緊急 | 期限が迫っているもの | すぐ確認 |
| 重要 | 判断が必要なもの | その日のうちに確認 |
| 要確認 | 内容の確認が要るもの | まとめて確認 |
| 目通しのみ | 情報共有レベル | 時間があるとき |
内容を見て問題がなければ承認するだけのものには、付箋をつけておく運用も有効です。
判断力を育てる訓練にもなる
この作業には副次的な効果があります。
「これは先生に優先して見ていただくべきか」を考える機会になるのです。
最初は毎回確認が来るかもしれません。しかし続けるうちに、線引きが自然と明確になっていきます。
3. 在庫管理は「発注点」を決めて任せる
コストに直結するため、院長が自分で管理したくなる気持ちはよく分かります。
しかし院長がいちばん忙しいのですから、管理は回りません。診療中に「先生、◯◯の在庫がありません」と言われて慌てる。これが実態です。
ここでも原則は同じです。院長が担うのは管理ではなく決裁です。
ルールの決め方
- セクションごとに在庫管理の担当者を決める
- 毎月◯日に在庫数をチェックする日を固定する
- 残り30個を切ったら発注をかける、といった発注点を決める
- 申請が上がってきたら、院長は承認する
この形にすると、在庫があるのに重ねて発注してしまう事態も減ります。担当者に「数を把握しておく」意識が生まれるためです。
4. 経費精算も、管理ではなく決裁
セミナーの受講費や交通費を、スタッフが一時的に立て替える。あとで精算する。よくある流れです。
問題は、その精算を忘れてしまうことです。
金額としては少額かもしれません。しかし信頼関係に直結します。遅れは避けたいところです。
仕組みにする
- 月に1度、まとめて精算する日を決める
- 立替精算は、担当者から全体に呼びかける
- 5,000円以内の備品購入は、担当リーダーの承認で発注・精算してよい
金額の小さいものまですべて院長の決裁を通していては、双方の負担になります。
集計だけで終わらせない
担当のスタッフには、集計に加えて前月との変化を報告してもらってください。
「この項目が増えているのはなぜだろう」と考える機会になります。経費に対する意識は、分析を求めることで芽生えます。
5. 実績集計は入力を分散し、院長は分析に回る
診療後、院長が一人で数字を拾っている医院があります。
ここでも切り分けが要ります。院長がすべきは、集計そのものではなく、集計された結果をもとに次の一手を考えることです。
入力を現場に分散する
ある医院では、実績の集計表をクラウド上の表計算シートにまとめ、各自がタブレットから入力する形にしました。
処置が終わった時点で入力していくため、日々のキャンセル率や自費治療の件数が、その日のうちに見えます。
| 従来の集計 | 分散入力の集計 |
|---|---|
| 診療後にまとめて作業 | 処置のたびに入力 |
| 院長が一人で担う | 全員が担う |
| 月末にしか分からない | 日々の進捗が見える |
| 数字は院長だけのもの | 現場が数字を意識する |
進捗管理に積極的な医院では、院内のチャットでその日時点の着地予想を共有しているところもあります。
「目標まであと何人です」「前半のペースが緩やかなので、後半で戻しましょう」
こうした言葉がチーフから出てくるようになれば、目標に対する意識が現場に根づいている状態と言えます。
よくあるご質問
Q. 任せると、かえって確認の手間が増えませんか?
A. 最初の1〜2か月は増える傾向があります。判断の線引きが定まるまでの期間と考えてください。そこを越えると逆転します。
Q. 在庫の発注点は、どう決めればいいですか?
A. 発注から納品までの日数と、その間の使用量から逆算します。まずは概算で決め、運用しながら調整してください。
Q. 数字を現場に公開して問題ありませんか?
A. 公開範囲は医院の方針によります。個人別の実績より、医院全体の進捗のほうが共有しやすい傾向があります。
Q. 10項目すべてを一度に変えるべきですか?
A. おすすめしません。1つずつ試して、定着を確認してから次に進む形が現実的です。
まとめ:院長の1時間は、他の1時間と違う
- 1日1時間の事務は年間365時間。24時間換算で15日以上にあたる
- 電話は聞き取り項目をシート化すると、手を止める回数が減る
- 郵送物は緊急・重要・要確認・目通しの4区分で一次チェックを任せる
- 在庫と経費は、院長が担うのは管理ではなく決裁
- 実績は入力を分散し、院長は分析と次の一手に回る
- 変えるのは1つずつ。定着を見てから次へ
大島院長の医院では、電話ヒアリングシートから始めました。
いま、診療後の机の上には書類がありません。空いた時間は、医院の先を考えることに使われています。
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