「先生、採用って本当に大変なんですね」
その言葉を聞いたとき、内藤院長（仮名）は少し驚きました。
半年前、同じスタッフから別の言葉を聞いていたからです。
「人が足りないのに、先生は採用に本気じゃないんじゃないですか」
内藤院長は反論しませんでした。代わりに、応募者への一次対応と日程調整をそのスタッフに任せてみたのです。
応募が来ない日々。連絡がつかない応募者。返事が遅れて他院に決まってしまう場面。
すべてを目の前で見た彼女は、見方を変えました。そして自分から、求人原稿の書き直しを提案してきたのです。
任せるとは、業務を渡すことではありませんでした。同じ景色を見てもらうことでした。
この記事でわかること
- シフトと勤怠を回す仕組み
- 採用対応を任せると医院に起きる変化
- 資料やマニュアルを現場で作る意味
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1. シフト作成は「最低ライン」だけ決める
パートスタッフの多い医院では、シフトがパズルのように複雑になります。
すべてを院長が組んでいては、時間がいくらあっても足りません。
下限を決めて、あとは任せる
たとえば、平日の午前は歯科衛生士が最低◯名、受付が最低◯名。この下限を明示し、下回らない限りはスタッフ同士の調整に任せます。
どうしても調整がつかないときだけ、院長が入ります。
意外に思われるかもしれませんが、スタッフ同士で調整したほうが不満が出にくいという声もあります。お互いの希望を聞きながら融通し合えるためです。
勤怠管理はシステムに任せる
一方で、勤怠は給与に直結します。スタッフに任せるのは適切ではありません。
ここで有効なのが勤怠管理システムの導入です。スマートフォンで打刻できるものも増えています。
月末にまとめて締めなくても、日々の残業時間を把握できます。残業が増えている方に早めに声をかけることも可能になります。
院長は月末に内容を確認し、社会保険労務士と契約していればデータを渡すだけで済みます。
| 業務 | 任せ方 | 院長の関与 |
|---|---|---|
| シフト作成 | 下限を決めて調整を任せる | 調整不能時のみ |
| 勤怠の記録 | システムで自動化 | 月末の確認 |
| 残業の把握 | 日次で可視化 | 声かけの判断 |
2. 採用対応は、スピードと巻き込みの両取り
採用はスピードが勝負です。
日中に返事ができていれば会えたはずの方が、夕方の対応になったために他院で決まってしまう。院長がいちばん忙しいがゆえに起きることです。
日程調整と一次対応は、スタッフに任せてください。
判断しやすい状態をつくる
電話対応と同じで、ルールがあれば任せられます。
- 応募があったら、この3つの質問を確認して院長に報告する
- 面談の日程は、昼休み前とお昼休み明けの時間帯を優先して調整する
この2つを決めるだけで、スタッフ主導で進みます。
巻き込みが医院を変える
採用をスタッフに任せる効果は、時間の節約だけではありません。
人手が足りない医院では、「先生が採用に力を入れていない」という声が出ることがあります。
実際に採用活動に携わってもらうと、その難しさが伝わります。
さらに、面接や見学に来られた方を自分たちの目で見ることになります。自分ごととして受け止め、新しい仲間を迎える姿勢が生まれるなら、それ自体が大きな成果です。
3. SNSとホームページは、若手の目線で
開業時にしっかり作ったホームページが、それきり更新されていない。ブログの最終更新が1年前になっている。
診療の合間に院長が更新するのは、現実的ではありません。ここもスタッフの協力を仰いでください。
見ているのは患者様だけではない
近年、歯科衛生士学校の先生方が、学生に対して医院の採用ページよりSNSを確認するよう勧めているという話を聞きます。
つまりSNSやホームページを見ているのは、未来の患者様であり、未来のスタッフでもあるということです。
だとすれば、未来のスタッフに世代の近い若手スタッフに担ってもらうのが理にかなっています。
新しい機材の紹介、院内のイベントの様子。学生に近い目線で医院の魅力が伝わります。
4. 物販・自費の資料は、現場で作る
物販を強化したい。自費をもっと打ち出したい。
そう考える一方で、「スタッフが提案してくれない」「患者様が興味を持ってくれない」と悩まれる先生がいらっしゃいます。
こういうときこそ、スタッフを巻き込んでください。
クオリティより主体性
外注するという選択もあります。しかし、どれほど美しいポスターを作っても、スタッフが渡してくれなければ意味がありません。
患者様がポスターを見て関心を持たれても、「あまり必要ないですよ」と言われてしまえば、そこで終わります。
だからこそ、まずは自分たちで作ってもらうことをおすすめします。
- おすすめの歯ブラシや洗口液は、歯科衛生士同士で話し合って選ぶ
- 自費の案内は、技工士と連携して内容を詰める
作り上げる過程で、その資料に愛着が生まれます。説明する言葉にも熱がこもります。
なお、症例写真を掲載する場合は、治療内容・費用・リスクの併記が必要です。この点は必ず院長が確認してください。
| 外注した資料 | 現場で作った資料 |
|---|---|
| 見た目が整っている | 手作り感が残ることも |
| 内容が一般的になりやすい | 自院の実情に合う |
| 渡されないことがある | 説明に熱が乗る |
| 更新が止まりやすい | 自分たちで直せる |
5. マニュアルは、現場が書いて院長がレビューする
開業した頃は、スタッフ一人ひとりと向き合う時間が取れたと思います。
しかし人数が20名、30名と増えれば、院長が最初から最後まで見ることは難しくなります。
ここで大切なのは、守ってほしい根幹は院長が示し、具体的な手順は現場に任せるという切り分けです。
役割を分ける
- 医院の理念や、譲れない方針 → 院長が示す
- 滅菌の手順、ご案内の言い回しなど日々の運用 → 現場が書く
- 出来上がったもの → 院長がレビューして助言する
この形にすると、院長の考えが反映され、かつ現場で使えるマニュアルになります。
作成に携わったスタッフには、そこに自分の考えが入っています。書いた人が守るという状態が自然にできあがります。
よくあるご質問
Q. 任せた業務の品質が下がりませんか?
A. 最初は下がることがあります。レビューの機会を定期的に設け、直す前提で運用してください。作り直す過程が育成になります。
Q. SNSを任せる際に注意することは?
A. 患者様が写り込まないこと、個人情報が入らないことを事前にルール化してください。投稿前の確認者も決めておきます。
Q. マニュアル作成の時間はどう確保しますか?
A. まとまった時間を取るより、担当を決めて少しずつ進めるほうが続きます。ミーティングの議題に組み込む方法もあります。
Q. 任せる相手がいない場合はどうすればいいですか?
A. 一部を外部に委託する選択肢もあります。院内で担える範囲と、外に出す範囲を分けて考えてください。
まとめ:同じ景色を見てもらう
- シフトは下限だけ決め、調整はスタッフ同士に任せる
- 勤怠は給与に直結するため、人ではなくシステムに任せる
- 採用の一次対応を任せると、採用の難しさが医院で共有される
- SNSを見ているのは未来の患者様であり、未来のスタッフでもある
- 資料は完成度より、作った人が説明したくなるかどうか
- マニュアルは現場が書き、院長はレビューに回る
内藤院長の医院では、求人原稿を書き直したあとに応募が入りました。
採用が決まった日、いちばん喜んでいたのは、原稿を書いたスタッフでした。
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