内覧会の実施を決めた高梨院長（仮名）は、業者との打ち合わせを始めました。
日程は開業の3日前。企画も固まりました。準備は順調に見えました。
ところが、担当者からこう言われました。
「先生、内覧会はもう始まっていますよ」
意味が分かりませんでした。建物はまだ工事中です。看板も出ていません。
担当者が挙げたのは、医院のホームページとSNSでした。建物がなくても、院長がいれば発信はできる。どのような診療を大切にしたいか、工事がどこまで進んでいるか。
「当日に初めて医院を知る人を集めるより、当日までに知っている人を増やしておくほうが、予約は入ります」
高梨院長は、その日のうちにアカウントを作りました。開業まで、あと86日でした。
この記事でわかること
- 内覧会を半年前から始めるという考え方
- 予約につながらない内覧会に共通する失敗
- 当日の記録を開業後に活かす方法
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内覧会は「当日」だけの話ではない
内覧会を広く捉えると、開業の半年前から始められます。
建物が完成していなくても、発信できることがあります。
- この地域に新しく歯科医院ができること
- 院長がどのような診療を大切にしているか
- 工事がどこまで進んでいるか
工事の進捗は、一般の方にも関心を持たれやすい話題と言われます。医院が形になっていく過程を見せることで、地域の方に親近感を持っていただけます。
ただし、開業前の情報発信は表現に注意が必要です。医療広告に関する規制の対象となる内容もあるため、記載内容は事前にご確認ください。
開業前から予約を受けられる状態を作る
もう1つ、効果が大きいと言われるのが開業前の予約受付です。
開業日から予約を取り始める医院が多いのですが、1か月ほど前からWeb予約を受け付けられる設計にしておくと、開院初日を予約が入った状態で迎えられます。
工事中の医院の前に「開院前のご予約を受付中です」という案内を出しておくと、通りかかった方が立ち寄られることもあります。
なお、開設の手続き、広告表現、予約システム上の表記については、所轄の行政や専門家に確認したうえで進めてください。
失敗5:来場者数だけで満足する
ここからは、避けたい失敗を5つ挙げます。
まず、来場者数を成果と考えてしまうことです。
500人が来場しても、予約が0件であれば投資は回収できません。見ていただくことと、通っていただくことは別です。
一方で、当日の予約数だけで判断するのも早計です。数か月後に「内覧会に伺いました」と話される方が現れます。記録を残し、後から確認できるようにしておいてください。
失敗4:すべて自分たちだけで行う
費用を抑えるため、業者に依頼せず自院だけで行うという判断があります。
ただし、経験の差は大きく出ます。
| 実施主体 | 内覧会の経験回数 |
|---|---|
| 院長・スタッフ | 生涯で1回、多くて数回 |
| 専門の業者 | 毎月のように実施している |
業者が持っているのは、見ていただいた方を予約まで運ぶ導線の設計です。会場の作り方、声のかけ方、順路の組み方に蓄積があります。
費用はかかります。それでも、初めて行う医院にとっては、その分の価値があると言われます。
失敗3:子ども向けイベントで終わる
風船やお菓子の配布、歯科医師の衣装を着た記念撮影など、子ども向けの企画は集客に有効です。
ただし、それだけで終わると予約につながりません。
記念撮影を行うのであれば、その写真が医院の名前とともに残る形にしておきます。ご家族が自然に投稿したくなる仕組みがあれば、来場されなかった方にも情報が広がります。
企画の目的を「楽しんでいただくこと」ではなく「知っていただき、予約していただくこと」に置いてください。
失敗2:予約への導線がない
最も多い失敗がこれです。
会場づくりや集客を業者が担っても、予約をお取りするのはスタッフの仕事です。
引き入れるところまでは業者が行い、その先が用意されていない。この状態では、来場者数がそのまま流れていきます。
準備しておきたいのは次の3点です。
- 予約をお勧めする声かけの流れを決めておく
- 事前にロールプレイングで練習する
- 迷われている方への次の接点を用意する
3つ目は、その場で予約に至らなかった方への備えです。公式LINEの登録案内、ホームページやSNSのご案内など、後から思い出していただける導線を残しておきます。
内覧会の目的は予約を取ることである。この共有がスタッフ全員にできているかどうかで、当日の結果は変わります。
失敗1:2日間で終わらせる
最ももったいない失敗が、これです。
150万円をかけた内覧会を、2日間のイベントとして消費してしまうことです。
当日は必ず写真と動画を記録してください。開業後、次のような場所で使えます。
| 使い道 | 効果 |
|---|---|
| ホームページ | 医院の雰囲気を伝える素材になる |
| 地図サービスの投稿 | 開業直後の情報発信の材料になる |
| 採用ページ | 医院の空気感が求職者に伝わる |
| 院内モニター | 来院された患者様にも伝わる |
2日間の費用が、その後数年分の素材代に変わります。撮影の担当を決めておくだけで、この差は生まれます。
よくあるご質問
Q. 半年前から準備するのは現実的に難しいのですが。
A. すべてを半年前から動かす必要はありません。情報発信だけでも早く始めておくと、当日の集客が変わると言われます。
Q. 開業前にSNSで発信して問題はありませんか?
A. 内容によっては医療広告の規制対象になります。診療内容や効果に触れる表現は、事前に確認したうえで発信してください。
Q. 予約対応の練習はどのくらい必要ですか?
A. 当日の流れに沿って、複数回のロールプレイングを行っている医院が多いようです。担当を決め、声かけの言葉まで揃えておくと安心です。
Q. 撮影はプロに依頼すべきですか?
A. 開業後も使う前提であれば、依頼する価値があります。難しい場合でも、必ず誰かが撮影する担当として動いてください。
まとめ:当日ではなく、前後で決まる
- 内覧会は開業直前のイベントではなく、半年前から始められる
- 建物がなくても、院長の考えや工事の進捗は発信できる
- 開業前に予約を受けられる設計にすると、初日から動き出せる
- 来場者数ではなく、予約と継続で効果を判断する
- 予約導線の設計と練習は、医院側でしか用意できない
- 当日の写真と動画は、その後の発信で長く使える資産になる
高梨院長の医院では、開業の1か月前からWeb予約を開けました。
初日の予約は、すでに12件入っていました。内覧会で撮影した写真は、今もホームページと採用ページで使われています。
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